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Organisation Ihrer Betriebsfeiern & Firmenfeste

Im Folgenden finden Sie detaillierte Punkte, die Sie für die Organisation Ihrer Betriebs­feier beachten sollten. Wir haben Ihnen zusätzlich ein PDF mit einem Zeitstrahl zum Ausdrucken erstellt und wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Planung Ihrer Betriebsfeier. Sollten Sie Unterstützung benötigen, zögern Sie bitte nicht uns zu kontaktieren.

Allgemeines

Hierunter fällt die Recherche zu ehemaligen Veranstaltungen: Was wurde gemacht? Wie kam es bei den Gästen an? Wurde das Budget eingehalten? Wie hoch ist das aktuelle Budget?

Art und Umfang der Veranstaltung

Welche Art Veranstaltung planen Sie: Soll es ein Sommerfest oder eine Weihnachtsfeier werden? Gibt es ein Ziel für die Veranstaltung? Das Formulieren von Zielen hilft Ihnen dabei, einen roten Faden für die Planung zu definieren und am Ende auch den Erfolg Ihrer Veranstaltung messen zu können.

Rahmenprogramm

Welches Entertainment wünschen Sie sich auf Ihrer Veranstaltung? Möchten Sie Künstler einsetzen, Casino-Tische einbinden oder beispielsweise eine Quizshow durch­führen? Sollen die Gäste aktiv an dem Abend teilhaben oder sich durch Künstler und Artisten beeindrucken lassen? Welche Programm­punkte sollen unbedingt stattfinden (bspw. eine Rede)?

Veranstaltungsdatum

Hier ist es wichtig zu klären, ob um das avisierte Veranstaltungsdatum keine anderen besonderen Ereignisse, wie zum Beispiel Ferien, Feiertage, Messen, Tagungen oder Kongresse liegen, sodass womöglich einige Kollegen nicht teilnehmen könnten. Falls der Veranstaltungstag mitten in der Arbeitswoche liegt: Ist es möglich den Arbeitsbeginn am nächsten Tag flexibel zu gestalten? Wichtig für die Planung im Vorfeld ist auch einen Veranstaltungsbeginn festzulegen. Im Sommer wird es später dunkel - das kann zum Beispiel für die Atmosphäre wichtig sein.

Locationauswahl

Grundsätzlich ist erst zu klären, in welchem Ort oder welcher Stadt die Veranstaltung stattfinden soll. Das ist ganz davon abhängig, ob gegebenen­falls mehrere Niederlassungen gemeinsam feiern und wie die Anreisemöglichkeiten sind. Bei der Location gibt es die Möglichkeit in einem Hotel zu feiern, hier können Ihnen auch Übernachtungen gestellt werden.

Entscheiden Sie sich für ein Restaurant, sollten Sie klären, ob Sie das Restaurant exklusiv - also nur für Sie und Ihre Gäste - oder nur einen Teilbereich nutzen können. Selbstverständlich kann man auch artfremde Örtlichkeiten wie zum Beispiel eine Lagerhalle, ein leeres Schwimmbad oder eine Scheune als Event-Location wählen. Hier muss allerdings meist die gesamte Infrastruktur (Bar, Mobiliar, Catering, Backstageräume, Heizungen etc.) dazu gemietet werden.

Cateringauswahl

Getränke

Für die Abrechnung der Getränke gibt es die Möglichkeit vorab eine Getränkepauschale für die geplante Veranstaltungsdauer zu buchen. Dementsprechend können Sie mit Ihrem Budget sehr genau planen. Erst wenn die zuvor festgelegte Dauer (zum Beispiel 6 Stunden) der Getränke­pauschale beendet ist, kommen weitere Kosten auf Sie zu.

Als Alternative dazu können die Getränke nach Verbrauch abgerechnet werden. Sie haben in dem Fall nur die Steuerungs­möglichkeit, vorab ein bestimmtes Budget festzulegen. Ist dieses erreicht, kann entweder nachreguliert werden oder die Gäste müssen ihre Getränke ab diesem Zeitpunkt selber zahlen.

Der Umfang des Getränkeangebots (Sekt, Bier, Wein, alkoholfreie Getränke, Cocktails etc.) sollte vorab genau festgelegt werden und auch an die Gäste, zum Beispiel anhand von Getränkekarten oder schon in der Einladung, kommuniziert werden.

Einladungsmanagement

Sobald das Datum der Veranstaltung feststeht, sollten Sie dieses Ihren Gästen mit einem „Save-the-Date“ - am besten per E-Mail mitteilen. So haben die eingeladenen Gäste von dem bevorstehenden Event schon frühzeitig gehört und können es in ihren Kalender eintragen.

Circa acht Wochen vor der Veranstal­tung werden die Einladungen mit der Bitte um Zusage und Essenswahl verschickt. Die Rückläufe werden überprüft. Haken Sie nach, wenn Sie keine Zu- oder Absage erhalten: Je genauer Sie die Anzahl der Gäste wissen desto besser können Sie Getränke und Menü planen.

Organisatorisches

Achten Sie bei den angefragten Dienstleistern auf die verschiedenen Reservierungsoptionen: Bis wann müssen Sie eine Entscheidung hinsichtlich Location, Catering oder Rahmenprogramm getroffen haben? Lästig aber nötig ist auch das Überprüfen der AGB sowie der Stornierungs­fristen: Versuchen Sie diese aufeinander abzugleichen.

Erstellen Sie einen zeitlichen Ablaufplan für Ihre Veranstaltung und für Ihre Zulieferer. Alle Beteiligten müssen wissen, wer wann wo sein und was zu wann fertig sein muss! Auf diese Weise stellen Sie auch sicher, dass sich die Zulieferer beim Auf- und Abbau nicht gegenseitig behindern. Klären Sie ab wann Sie in die Location können und wann diese wieder übergeben werden muss. Es können sonst bei verspäteter Übergabe gegebenenfalls Mehrkosten entstehen.

Und noch etwas zum Schluss

Beim Thema Lohnsteuerfreigrenze bei Betriebsfeiern sollte folgendes beachtet werden: Betriebsveranstaltungen, bei denen der Arbeitgeber als Veranstalter fungiert, sind nur steuerfrei wenn eine Freigrenze von 110 Euro pro Teilnehmer und Veranstaltung eingehalten wird, es maximal zwei Veranstaltungen pro Jahr gibt und auch alle Mitarbeiter teilnehmen dürfen. Weitere Informationen hierzu finden Sie hier.

Hier finden Sie den Leitfaden und die Checkliste zur Organisation einer Betriebsfeier nebst Zeitstrahl als PDF zum Download.